Huishoudelijk regelement – Norfolk Terriër Club Nederland

Dit is het huishoudelijk reglement van de Norfolk Terriër Club Nederland. Goedgekeurd door de Raad van Beheer op 17 mei 2001.

Artikel 1: Toelating van leden

Degenen die lid van de vereniging willen worden vermelden bij hun schriftelijke aanmelding hun naam, adres, postcode en woonplaats. Gaat het om een aanmelding als jeugdlid, dan moet ook de geboortedatum worden vermeld. Bij een aanmelding als gezinslid wordt de naam van de partner vermeld. De secretaris deelt het bestuursbesluit over de toelating zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de betrokkene mee. Mocht het aspirant lid niet worden toegelaten, dan worden de motieven meegedeeld die het bestuur tot hun beslissing hebben geleid. Wordt het aspirant lid toegelaten, dan wordt een exemplaar van de Statuten en van dit Huishoudelijk Reglement bijgevoegd. Naam, adres en – mits geen bezwaar – woonplaats van de als het eerste lid bedoelde personen worden zo spoedig mogelijk in het orgaan van de vereniging gepubliceerd (Norfolk Nieuws).

Artikel 2: Opzegging, ontzetting en schorsing

Als het bestuur voornemens is een besluit tot opzegging, ontzetting of schorsing te nemen zoals bedoeld in de artikelen 15, 16 of 17 van de Statuten, dan stelt het bestuur het betrokken lid tijdig tevoren schriftelijk onder opgave van redenen van dit voornemen in kennis.
Het betrokken lid kan binnen twee weken bij het bestuur een bezwaarschrift tegen het voornemen indienen.
Het lid wordt daarna mondeling door het bestuur gehoord als dat in het bezwaarschrift wordt gevraagd. Het bestuur kan ook anderen horen alvorens te besluiten.
In spoedeisende gevallen kan het bestuur besluiten voor de behandeling van het bezwaarschrift, doch niet nadat het lid is gehoord, dan wel de gelegenheid heeft gehad te worden gehoord.

Artikel 3: Voorzitter

De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van en de goede gang van zaken in de vereniging.
De voorzitter leidt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der Statuten, de Algemene Vergaderingen en de vergaderingen van het bestuur. Hij handhaaft in de vergaderingen de statuten en reglementen van de vereniging en houdt ook buiten de vergaderingen toezicht op deze handhaving.
De voorzitter bepaalt de volgorde van de behandeling van zaken ter vergadering, zolang de Vergadering zelf daarover geen besluit neemt.
De voorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
De voorzitter ondertekent samen met de secretaris de notulen van de vergaderingen en de belangrijke uitgaande brieven.

Artikel 4: Secretaris

De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt de belangrijke uitgaande brieven ter beoordeling en medeondertekening aan de voorzitter voor.
De secretaris maakt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der statuten, de notulen van de Algemene Vergaderingen en van de bestuursvergaderingen. De secretaris verzendt de notulen van de bestuursvergaderingen en agendeert de behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. De secretaris ondertekent de notulen samen met de voorzitter na eventueel vastgestelde wijzigingen. De secretaris neemt de eventueel door het bestuur aangebrachte wijzigingen tevens op in de notulen van de vergadering waarin tot deze wijzigingen werd besloten.
De secretaris draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de Algemene Vergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
De secretaris doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen brieven worden onverwijld door de bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende en uitgaande correspondentie, vergaderstukken en notulen ook alle overige voor de vereniging van belang zijne stukken worden opgenomen.
De secretaris draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden van een ledenregister, waarin namen, adressen en het soort lidmaatschap van alle leden zijn opgenomen. Dit register is voor alle leden ter inzage.
De secretaris draagt er door registratie van de in een Algemene Vergadering aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen zorg voor, dat bij een eventuele stemmingen ieder aanwezig stemgerechtigd lid op zo doelmatige mogelijke wijze één stem kan uitbrengen.
De secretaris stelt het jaarverslag zo tijdig samen, dat dit na vaststelling door het bestuur overeenkomstig artikel 33 van de statuten kan worden uitgebracht.
Het bestuur kan besluiten dat een deel van de werkzaamheden van de secretaris door een anderlid van het bestuur of, met toepassing van artikel 28 van de statuten en onder toezicht en verantwoordelijkheid van de secretaris, door een lid buiten het bestuur zal worden verricht volgens een werkverdeling die de goedkeuring van het bestuur behoeft.

Artikel 5: Penningmeester

De penningmeester ziet, behoudens het bepaalde in het zevende lid, toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven der vereniging. De penningmeester zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie der leden.
De penningmeester behoeft voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag dan eerder door het bestuur is bepaald.
2a. Dit bedrag ken elk jaar bij de Algemene Ledenvergadering worden aangepast.
De penningmeester is bevoegd namens de vereniging om bewijzen van ontvangst te ondertekenen.De penningmeester kan deze bevoegdheid echter voor concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste een door het bestuur daartoe te bepalen bedrag delegeren aan een beheerder van een dagelijkse kas als bedoeld in het zevende lid.
De penningmeesster houdt een nauwkeurig boek bij van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van de artikelen 34 en 35 van de Statuten.
De penningmeester geeft tevens uitvoering aan artikel 34, tweede lid van de statuten.
De penningmeester stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststellen door het bestuur volgens de artikelen 32 en 35 van de statuten kunnen worden uitgebracht. In de begroting worden de ramingen voor het nieuwe jaar, de ramingen voor het voorafgaande jaar, de uitkomsten van het betreffende jaar, de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het voorgaande jaar vermeld.
Het bestuur kan bepalen, dat andere bestuursleden dan de penningmeester of leden van een door het bestuur ingestelde commissie bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven tot een door het bestuur te bepalen bedrag, en belast zijn met het beheer van de daaruit voortvloeiende dagelijkse kas, voor zover dit direct verband houdt met hun specifieke bestuurs- of commissietaak. Het saldo van een dergelijke kas mag niet meer bedragen dan een door het bestuur bepaald bedrag; het meerdere wordt onverwijld aan de penningmeester afgedragen. De beheerder van een dagelijkse kas is voor hun beheer verantwoording schuldig aan de penningmeester. De beheerder houdt daartoe nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die de penningmeester noodzakelijk acht. De beheerder zorgt ervoor dat ook alle ontvangsten en uitgaven die door andere bestuursleden en commissieleden zijn gedaan, in de boeken van de vereniging worden verantwoord.

Artikel 6: Bestuursvergaderingen

Het bestuur vergadert als de voorzitter of ten minste de helft van de andere zittende bestuursleden dit wenselijks acht.
De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste twee weken van te voren van de door de voorzitter bepaalde dag, uur en plaats van de vergadering in kennis gesteld.
De agenda, vermeldende de te behandelen onderwerpen en eventuele toelichtende stukken worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, zo tijdig mogelijk aan alle bestuursleden toegezonden zodat zij zich op verantwoorde wijze op de vergadering te kunnen voorbereiden.
Indien het tweede en derde lid niet in acht is genomen of het betreffende onderwerp in de agenda niet duidelijk is omschreven, dan kan ter vergadering slechts een besluit worden genomen indien ten minste tweederde van het aantal zitting hebbende bestuursleden aanwezig is en met het nemen van een besluit instemt.

Artikel 7: Einde bestuurslidmaatschap

Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen twee weken na het einde van het bestuurslidmaatschap alle onder hun berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan hun opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te dragen. Het bestuur kan deze termijn verlengen.

Artikel 8: Commissies

De leden van commissies als bedoeld in artikel 28 van de statuten worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst en ontslagen. Een door het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.

Artikel 9: Kascommissie, tussentijds onderzoek

De kascommissie bestaat uit twee leden; bij voorkeur uit drie. De kascommissie is te allen tijde bevoegd een tussentijds onderzoek in te stellen, zowel op verzoek van het bestuur of uit eigen beweging. Artikel 36, derde en vierde lid der statuten is op een dergelijk tussentijds onderzoek van overeenkomstige toepassing.
Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer een aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan hun opvolger overdraagt.
De kascommissie brengt een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag aan het bestuur uit.

Artikel 10: Algemene vergaderingen: agendapunten en voorstellen

De Algemene Vergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.
Van brieven die aan de Algemene Vergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende Algemene Vergadering bij de behandeling van het agendapunt ‘Ingekomen stukken’ mededeling gedaan. Deze brieven vormen geen onderwerp van beraadslaging indien zij niet afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander agendapunt verband houden, tenzij de vergadering anders besluit. De Algemene Vergadering kan echter ook in dat geval niet afwijken van het eerste lid.
Ieder lid kan ter vergadering over één agendapunt niet vaker dan tweemaal het woord voeren, tenzij met toestemming van de voorzitter of van de vergadering.
Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of van een agendapunt.
Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een duidelijk omschreven voorstel indien over een agendapunt dat aan de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslagingen indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is. Het amendement vormt slecht onderwerp van beraadslaging indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien deze door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund. Een motie die geen betrekking heeft op een bepaald agendapunt kan bij de rondvraag worden ingediend.
Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, dan beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit zo spoedig mogelijk in het clubblad bekend. Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op de agenda van de eerstvolgende Algemene Vergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.

Artikel 11: Algemene vergaderingen – stemmingen

Een in een Algemene Vergadering uitgebrachte stem is ongeldig als er blanco gestemd is of als de stem niet correct is uitgebracht.
Een schriftelijke stemming is ongeldig als meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn en het verschil op de uitslag van de stemming van invloed kan zijn.

Artikel 12: Algemene vergaderingen – orde

De voorzitter kan aan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op een andere wijze misdraagt na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffend agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.

Artikel 13: Contributie

Nieuwe leden die na 1 juli worden toegelaten zijn over het lopende verenigingsjaar slechts de helft van de contributie verschuldigd.

Artikel 14: Representatie

Alleen bestuursleden mogen de vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigen. Als de vertegenwoordiging door een lid dat hiervoor niet door het bestuur is gemachtigd plaatsvindt, dan zijn zowel de vereniging als het desbetreffende lid op dat moment niet aan aan enige gesloten overeenkomst gebonden.

Artikel 15: Verenigingsorgaan

Het bestuur bevordert dat tenminste vier keer per jaar een clubblad als orgaan van de vereniging verschijnt.
Het bestuur benoemt op grond van artikel 28 van de Statuten een redactiecommissie, bestaande uit een bestuurslid als gedelegeerde van het bestuur en tenminste twee leden die geen lid van het bestuur zijn. Het tweede lid van dat artikel is, behoudens het in dit artikel bepaalde, niet van toepassing.
Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting de omvang en vormgeving van het clubblad na overleg met de redactiecommissie.
De redactiecommissie bepaalt de inhoud van het clubblad met inachtneming van het in dit artikel bepaalde. De redactiecommissie beslist bij meerderheid van stemmen over de publicatie van artikelen en andere bijdragen. Staken de stemmen, dan wordt geacht tot plaatsing te zijn besloten.
Indien de publicatie van een door een lid ingezonden bijdrage wordt geweigerd, dan wordt de kopij binnen twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van reden van weigering. Indien het betrokken lid zich met deze weigering niet kan verenigen, dan kan het lid zich ter zake schriftelijk tot het bestuur wenden. Het bestuur neemt zo mogelijk in de eerstvolgende vergadering een beslissing en deelt deze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de inzender en de redactiecommissie. Als het bestuur alsnog tot publicatie besluit, is de redactiecommissie tot publicatie verplicht. De redactiecommissie kan echter onder verwijzing naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking brengen, dat plaatsing onder verantwoordelijkheid van het bestuur plaatsvindt.
In het clubblad worden in ieder geval vermeld dan wel opgenomen:
a. de namen en adressen van de bestuursleden;
b. de door het bestuur ingestelde commissies en het correspondentieadres van deze commissies;
c. mededelingen van het bestuur en van de commissies;
d. clubactiviteiten;
e. dek- en geboorteberichten.
Het advertentietarief wordt door het bestuur bepaald. Het bestuur beslist over de plaatsing van advertenties.

Artikel 16: Vergoedingen

De leden van het bestuur genieten ten laste van de vereniging een vergoeding voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, porti, en telefoonkosten. Kosten worden zover de financiën het toelaat vergoed.
De vergoeding voor reiskosten wordt gebaseerd op de kosten van openbaar vervoer, tenzij de reis doelmatiger per auto kan worden gemaakt. In dat geval wordt per gereden kilometer een bedrag vergoed dat door de Algemene Vergadering wordt bepaald. De overige vergoedingen zijn gelijk aan de werkelijk gemaakte kosten.
Het bestuur kan voor de te vergoeden verblijfkosten maxima bepalen. Voor meerdaagse reizen naar het buitenland is voorafgaande toestemming van het bestuur nodig.
De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden in het jaar waarin die zijn gemaakt. De penningmeester gaat niet tot uitbetaling over voordat de declaratie door de voorzitter of, als het de voorzitter zelf of een niet-bestuurslid betreft, door een ander relevant bestuurslid voor akkoord is medeondertekend.
Het bestuur kan bepalen dat dit artikel ook van toepassing is op leden van commissies en anderen die ter uitvoering van een bestuursopdracht kosten hebben gemaakt.

Artikel 17: Introductie

Ieder lid kan met toestemming van de voorzitter één persoon introduceren bij bijeenkomsten en vergaderingen, tenzij het bestuur heeft bepaald dat voor een bepaalde bijeenkomst of vergadering introductie niet is toegestaan. Op introductie bij een Algemene Vergadering is echter uitsluitend artikel 39, tweede lid, der statuten van toepassing.

Artikel 18: Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over de beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording aan de Algemene Vergadering af.